Αν ετοιμάζεστε να φύγετε στο εξωτερικό για σπουδές, εργασία ή επιχειρηματική δραστηριότητα, σίγουρα έχετε ακούσει τη φράση: «Χρειάζεται και Σφραγίδα της Χάγης». Και κάπου εκεί ξεκινάει το χάος και η γραφειοκρατία.
Είναι το πιο συχνό εμπόδιο που συναντάμε καθημερινά στην EL-Translations. Πελάτες έρχονται στο γραφείο μας με έτοιμα μεταφρασμένα έγγραφα, τα οποία όμως απορρίπτονται στο εξωτερικό γιατί λείπει αυτή η «μαγική» σφραγίδα από το πρωτότυπο.
Σε αυτόν τον αναλυτικό οδηγό, θα ξεκαθαρίσουμε το τοπίο: Τι είναι, πού τη βρίσκετε, πόσο διαρκεί και –το σημαντικότερο– με ποια σειρά πρέπει να κάνετε τα βήματα για να μην πετάξετε χρήματα και πολύτιμο χρόνο.
Τι είναι απλά η Σφραγίδα της Χάγης (Apostille);
Σκεφτείτε την Σφραγίδα της Χάγης (Apostille) σαν ένα «διεθνές διαβατήριο» για τα έγγραφά σας. Είναι μια ειδική πιστοποίηση που βεβαιώνει ότι η υπογραφή του δημοσίου υπαλλήλου στο έγγραφό σας είναι γνήσια και ότι το έγγραφο έχει εκδοθεί από αρμόδια αρχή.
Χωρίς αυτήν, ένα ελληνικό δημόσιο έγγραφο (π.χ. Πιστοποιητικό Γέννησης, Πτυχίο Πανεπιστημίου ή Ποινικό Μητρώο) είναι απλώς ένα χαρτί χωρίς καμία νομική ισχύ για τις αρχές μιας ξένης χώρας.
Η «Χρυσή» Σειρά: Πρώτα Σφραγίδα, Μετά Μετάφραση!
ΑΑυτό είναι το λάθος που κοστίζει περισσότερο στους πελάτες μας. Πολλοί μεταφράζουν το έγγραφο και μετά τρέχουν να βάλουν τη σφραγίδα στο πρωτότυπο. ΜΕΓΑΛΟ ΛΑΘΟΣ.
Η σωστή και μόνη αποδεκτή σειρά είναι πάντα η εξής:
- Παίρνετε το πρωτότυπο έγγραφο από την Υπηρεσία (Δήμο, Πανεπιστήμιο, ΚΕΠ).
- Πηγαίνετε στην αρμόδια αρχή και βάζετε τη Σφραγίδα της Χάγης πάνω στο πρωτότυπο ή σε ακριβές αντίγραφο.
- Φέρνετε το έγγραφο (που έχει πλέον τη σφραγίδα) στην EL-Translations για επίσημη μετάφραση.
Γιατί; Διότι για να είναι έγκυρο το έγγραφο στο εξωτερικό, πρέπει να μεταφραστεί ΚΑΙ το περιεχόμενο της Σφραγίδας της Χάγης! Αν τη βάλετε εκ των υστέρων, η μετάφραση θα είναι ελλιπής και θα απορριφθεί.
Πού βάζω τη Σφραγίδα της Χάγης; (Ανά κατηγορία)
Ανάλογα με το ποιος εξέδωσε το έγγραφο, αρμόδια είναι διαφορετική υπηρεσία. Προσοχή: Δεν τις βάζουν τα μεταφραστικά γραφεία, ούτε οι δικηγόροι.
- Για Δικαστικά Έγγραφα: (π.χ. Ποινικό Μητρώο, Διαζύγια, Αποφάσεις Δικαστηρίων) -> Στο Πρωτοδικείο της περιοχής που εκδόθηκε το έγγραφο.
- Για Συμβολαιογραφικά & Δικαστικών Επιμελητών: (π.χ. Πληρεξούσια, Συμβόλαια) -> Στον αρμόδιο Συμβολαιογραφικό Σύλλογο.
- Για Δημόσια Έγγραφα Διοίκησης: (π.χ. Πτυχία ΑΕΙ, Πιστοποιητικά Δήμων, Άδειες Γάμου, Εκκαθαριστικά Εφορίας) -> Στην Αποκεντρωμένη Διοίκηση της Περιφέρειάς σας (Διεύθυνση Διοίκησης).
- Για Έγγραφα Υπουργείων: Στην Περιφέρεια Αττικής (συνήθως).
Pro Tip: Από το 2024, η Ελλάδα έχει προχωρήσει στην έκδοση e-Apostille για πολλά έγγραφα μέσω τουgov.gr. Ελέγξτε αν το έγγραφό σας υποστηρίζεται ηλεκτρονικά (π.χ. αποσπάσματα ποινικού μητρώου) για να γλιτώσετε την επίσκεψη σε υπηρεσίες!
Ποια έγγραφα χρειάζονται συνήθως Apostille;
Στην EL-Translations διαχειριζόμαστε καθημερινά εκατοντάδες έγγραφα. Τα πιο συνηθισμένα που απαιτούν επικύρωση είναι:
Νομικά: Πληρεξούσια, Διαθήκες, Δικαστικές Αποφάσεις.
Σπουδές: Πτυχία, Αναλυτικές Βαθμολογίες, Βεβαιώσεις Σπουδών.
Μετανάστευση/Εργασία: Πιστοποιητικά Γέννησης, Οικογενειακής Κατάστασης, Ποινικά Μητρώα.
Επιχειρήσεις: Καταστατικά Εταιρειών, ΦΕΚ, Πιστοποιητικά ΓΕΜΗ, Ισολογισμοί.
Τι γίνεται αν η χώρα ΔΕΝ είναι στη Σύμβαση της Χάγης;
Εδώ τα πράγματα δυσκολεύουν. Δεν δέχονται όλες οι χώρες το Apostille (π.χ. Κίνα, Ηνωμένα Αραβικά Εμιράτα, Καναδάς – μέχρι πρόσφατα).
Αν η χώρα προορισμού δεν έχει υπογράψει τη σύμβαση, τότε ακολουθείται η διαδικασία της Προξενικής Θεώρησης.
- Το έγγραφο επικυρώνεται από το αρμόδιο Υπουργείο στην Ελλάδα.
- Στη συνέχεια, επικυρώνεται από το Προξενείο της ξένης χώρας στην Αθήνα.
- Τέλος, μεταφράζεται.
Επειδή αυτή η διαδικασία είναι περίπλοκη, καλό είναι να επικοινωνήσετε μαζί μας για να σας καθοδηγήσουμε σωστά.
Έχει ημερομηνία λήξης η Σφραγίδα της Χάγης;
Μια πολύ συχνή ερώτηση. Η ίδια η Σφραγίδα της Χάγης δεν λήγει ποτέ. Πιστοποιεί την υπογραφή, και η υπογραφή δεν παύει να είναι γνήσια με το πέρασμα του χρόνου.
Όμως, μπορεί να λήγει το περιεχόμενο του εγγράφου! Για παράδειγμα, ένα Πιστοποιητικό Οικογενειακής Κατάστασης ή ένα Ποινικό Μητρώο συνήθως έχει ισχύ 3 ή 6 μηνών ανάλογα με τον φορέα που το ζητάει. Αν το έγγραφο λήξει, θα πρέπει να βγάλετε καινούργιο και να ξαναβάλετε σφραγίδα (ναι, δυστυχώς από την αρχή). Αντίθετα, ένα Πτυχίο Πανεπιστημίου δεν λήγει ποτέ, άρα και η σφραγίδα του ισχύει για πάντα.
Πότε ΔΕΝ χρειάζεται;
Υπάρχουν εξαιρέσεις που γλιτώνουν κόπο. Εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης, για ορισμένα «κοινοτικά» πιστοποιητικά (όπως γέννησης, θανάτου, γάμου), έχει καταργηθεί η υποχρέωση της Σφραγίδας βάσει του κανονισμού 2016/1191. Πάντα όμως να ρωτάτε τον φορέα που θα παραλάβει τα χαρτιά σας για να είστε 100% σίγουροι ότι γνωρίζουν τον κανονισμό.
Είστε έτοιμοι για μετάφραση;
Η γραφειοκρατία μπορεί να γίνει χαοτική, αλλά εμείς είμαστε εδώ για να κάνουμε το τελευταίο βήμα απλό. Εφόσον έχετε εξασφαλίσει τη Σφραγίδα της Χάγης, η ομάδα της EL-Translations αναλαμβάνει τα υπόλοιπα.
Μεταφράζουμε πλήρως το έγγραφο και τη σφραγίδα, παραδίδοντάς σας έναν φάκελο έτοιμο για χρήση σε οποιαδήποτε χώρα του κόσμου, με την εγγύηση των πιστοποιημένων μεταφραστών και των συνεργαζόμενων δικηγόρων μας.
Μην ρισκάρετε την εγκυρότητα των σπουδών ή της επιχείρησής σας με ημιτελείς διαδικασίες.
Ζητήστε προσφορά σήμερα
Έχετε το έγγραφο με τη σφραγίδα; Στείλτε το μας σκαναρισμένο (ή φωτογραφία) και λάβετε άμεσα κόστος και χρόνο παράδοσης.
